Monille meistä keskustelut ja kommunikaatio ovat iso osa elämää. Kyky selkeään keskusteluun ja kommunikaatioon perustuu geeniperimän lisäksi myös opittuun taitoon, ja jo pienillä muutoksilla voit tehdä itsestäsi paremman keskustelijan.

Olen huomannut, että antoisan keskustelun keskiössä on tiettyjä periaatteita, joita noudattamalla kuka tahansa voi tulla selkeämmäksi ja paremmaksi keskustelijaksi. Seuraavat vinkit pätevät niin puhuttuun kuin kirjoitettuun kieleen, ja niiden noudattaminen ei vaadi muuta kuin halua tulla paremmaksi kommunikoijaksi.

1. Kuuntele ymmärtääksesi, älä vastataksesi

Usein varsinkin ryhmäkeskustelussa tulee esiin henkilöitä, jonka tavoite on päästä sanomaan oma mielipide, ja muiden puhe on ikään kuin pakollinen esisoitto tämän oman vastauksen tai mielipiteen edellä. Todellisuudessa hyvä keskustelija kuuntelee jokaisen mielipiteen, pohtii ja puntaroi sitä, ja usein omalla vuorollaan viittaa aiempiin puhujiin juuri siksi, että halusi vilpittömästi ymmärtää heidän sanomansa. Kun keskityt kuuntelemaan ymmärtääksesi, oma mielessäsi oleva seuraava repliikki usein muuttuu, elää keskustelun johdattelemana. Ja se on hyvä asia.

2. Määrittele tuntemattomat ihmiset ja asiat

Jos tapaan juhlissa uuden ihmisen ja kerron hänelle olleeni eilen Jukan kanssa Pekan veneellä, voivat vastaanottajan ensimmäiset ajatukset olla “kuka Jukka?” ja “kenen Pekan vene?”. Kun taas määrittelet ennalta tuntemattomat henkilöt ja asiat (“Olin eilen yhen työkaverini Jukan ja hänen lapsuudenkaverinsa Pekan kanssa Pekan veneellä”), kerkeää vastapuoli reagoida olennaisiin asioihin. Tämä vähentää myös huomattavasti turhaa kommunikaatiota.

3. Ole eksplisiittinen

Eksplisiittisyys tarkoittaa asioiden ilmaisemista selkeästi ilman, että väliin jää tulkinnanvaraa. (Eksplisiittisen vastakohta on implisiittinen, joka tarkoittaa kätkettyä, epäsuorasti ilmaistua.) Selkeä ilmaisu korostuu erityisesti kirjoitetussa muodossa, jossa vastaanottajalla ei välttämättä ole sanojen lisäksi muuta konkreettista vihjettä sanomasta, kuten eleitä, äänenpainoja ja ilmeitä. Erityisesti demonstratiivipronominien (tämä, tuo, se, nämä, nuo, ne) käyttö voi aiheuttaa epäselvyyttä.

Otetaan esimerkki lyhyestä lauseesta, joka on mahdollista tulkita kahdella tavalla: “Laitoin uudistetun version dokkarista Dropboxiin, toivottavasti se on ok.”

Tässä kysyjällä voi olla kaksi huolta: joko hän on huolissaan siitä, onko vastaanottaja tyytyväinen dokumentin uuteen versioon tai siitä, onko OK laittaa uusi versio Dropboxiin (pilvipalvelu). Jos vastaavia lauseita tulee useampia, voi keskustelu ajautua jatkuviin tarkennuskysymyksiin, jotka lähettäjä olisi voinut välttää olemalla eksplisiittinen.

Aukottomasti saman sanoman olisi voinut ilmaista esimerkiksi näin: “Laitoin uudistetun version dokkarista Dropboxiin (linkki alla). Lukekaa tiedosto rauhassa läpi ja tsekatkaa, onko se teidän puolesta ok.”

Usein kirjoittaja itse ei näe omassa tekstissään tulkinnanvaraa, koska tietää mistä puhuu. Siksi onkin olennaista opetalla lukemaan omaa tekstiään vieraan silmin, jotta voi varmistua sanoman aukottomuudesta.

4. Vältä asioiden esittämistä absoluuttisena totuutena

Jos olet kuullut viisaina pidettyjen ihmisten puhuvan, he harvemmin tuputtavat omaa tietoaan tai osaamistaan, koska he ovat ymmärtäneet, että eivät koskaan tiedä tarpeeksi. Tämä ilmenee myös heidän tavassaan osallistua keskusteluun. “Olen käsittänyt, että…”, “Moni varmasti tuntee tämän alueen paremmin, mutta jos oikein käsitin niin…” tai “Olin joskus lukevinani jonkun artikkelin, jossa todettiin…” ovat kaikki aloituksia, joilla pohjustetut väitteet ovat alttiita keskustelulle—juuri niin kuin on tarkoituskin—vaikka sanoja olisikin todella varma väitteestään. Alustukset “Minä tiedän tästä muuten kaiken ja…”, “Olen tästä täysin varma” tai “Ei, käsitit nyt täysin väärin, ei se noin mene, vaan…” antavat usein sanojastaan epävarman kuvan. Täysi kukkaro ei kilise, kuten sanotaan.

5. Vältä ei-sanan käyttöä

Tämä voi tuntua ensin hankalalta, eikä aina olekaan mahdollista, mutta usein älä- tai ei-sanan käyttöä välttämällä onnistuu vähentämään turhan askeleen kommunikoinnissa. Kun käytät kieltomuotoa, voi tarpeesi jäädä epäselväksi. (Edellinen lause oli alun perin muodossa “Kun käytät kieltomuotoa, et välttämättä anna ymmärtää, miten haluat toimittavan”.)

Kieltomuoto on usein informaatioltaan vajavainen. Esimerksi sanomalla “Älä heitä kyniä lattialle!” vastaanottajalle voi jäädä epäselväksi, miten kynien heittelyjen sijaan tulisi toimia. Sen sijaan “Laitathan kynän käytön jälkeen takaisin pöydälle” antaa konkreettinen ohjeen, joka sisältää sen, että kyniä ei heitellä, vaan asetetaan nätisti pöydälle.

Jos kuuntelet arjessa omaa puhettasi, löydät varmasti useita kohtia, joissa ’ei’- tai ’älä’-sanan sijasta voit suoraan jo kertoa, mitä haluat tai mikä tarpeesi on. Tämä tekee ilmaisustasi positiivisempaa ja ennen kaikkea ratkaisukeskeisempää. Tästä on kiva kehitellä leikki omaan arkeen ja pyrkiä välttämään negaatiota.

Tuleeko mieleesi muita vinkkejä keskustelun laadun parantamiseksi? Jaa ne kommenteissa!

[vieraskyna][column size=one_quarter position=first ][/column][column size=three_quarter position=last ]

KIRJOITTAJA

JUSSI VIRTANEN
JVD Group, suunnittelija

Jussi on suunnittelija, joka auttaa asiakkaitaan rakentamaan toimivia palveluita. Yksi hänelle rakkaimmista asioista on kommunikaatio, jonka tärkeyttä hän peräänkuuluttaa kaikissa ihmissuhteissa niin työ- kuin henkilökohtaisessa elämässäkin. Jussia kiehtoo erityisesti hyvin tekeminen ja ihmisten käyttäytyminen, minkä lisäksi hän tykkää kirjoittaa ajattomista ilmiöistä blogissaan.

Sivut NainenFacebookBlack NainenTwitterBlack NainenLinkedInBlack[/column][/vieraskyna]

Aiheet Jussi Virtanen Keskustelu Kommunikaatio Laatu Puhe Taito Vieraskynä Vieraskynä